Alliade

Cliëntdossier

Wie mag inzage hebben in het cliëntdossier?

Het cliëntdossier mag niet zomaar voor iedereen in te zien zijn.

Binnen de organisatie 

Binnen Alliade mag het cliëntdossier alleen in te zien zijn door personen die betrokken zijn bij de zorg van de cliënt, zoals de behandelaren. Dit zijn personen die de behandeling daadwerkelijk uitvoeren maar ook personen die er op toezien dat dit op de juiste wijze gebeurt. Ook de personen die ervoor zorgen dat het dossier goed beveiligd is en de personen die de administratieve taken uitvoeren rondom de zorg van de cliënt kunnen toegang hebben tot (bepaalde gedeeltes) van het cliëntdossier.

Alle personen binnen Alliade zijn gehouden aan een medisch beroepsgeheim wanneer het gaat om de zorgbehandeling en het dossier van een cliënt, lees hierover meer onder de veelgestelde vragen over het (medisch)beroepsgeheim. Wanneer je ziet dat er onverhoopt een ander persoon of afdeling binnen de organisatie toegang heeft tot een dossier maak hier dan een melding van via privacy@alliade.nl of via de Helpdesk. 

Buiten de organisatie 

Een cliënt en/of de wettelijke vertegenwoordiger heeft het recht tot inzage in de gegevens van de cliënt en daarmee het dossier. Er kan hierbij sprake zijn van verschillende situaties: 

  • Jonger dan 12 jaar of wilsonbekwaam: Hierbij heeft de wettelijke vertegenwoordiger het recht tot inzage; 
  • Tussen de 12 en 16 jaar: Hierbij geldt een gezamelijke verantwoordelijkheid van het kind en de ouder/wettelijke vertegenwoordiger waardoor toestemming van het kind nodig is om inzage te geven aan de wettelijke vertegenwoordiger. Tenzij inzage nodig is om informatie te verkrijgen die nodig is voor het geven van toestemming voor een behandeling. 
  • 16 jaar en ouder: Vanaf deze leeftijd hebben personen zelfstandig het recht tot inzage en hebben ouders geen recht tot inzage meer. 
  • Andere personen dan de cliënt/wettelijke vertegenwoordiger: Een cliënt en/of wettelijke vertegenwoordiger kan ook verzoeken om andere personen (zoals verwanten) toegang te geven tot de gegevens van de cliënt. Deze toegang mag alleen gegeven worden na uitdrukkelijke toestemming van de cliënt/wettelijke vertegenwoordiger. Wanneer er inzage wordt gegeven aan een andere zorgverlener die rechtstreeks betrokken is bij de behandeling, zoals een medisch specialist, dan is hier geen toestemming voor nodig.  

Hoe de inzage eruit ziet en hoeveel personen in totaal inzage kunnen hebben is afhankelijk van het systeem dat gebruikt wordt. Deze mogelijkheden verschillen per organisatieonderdeel van Alliade.

Lees onder de andere vragen terug waar je aan moet denken bij het geven van inzage. 

Wat houdt het recht op inzage in het cliëntdossier in?

Het recht op inzage betekent dat de personen die dit recht hebben het cliëntdossier mogen inzien.

(Zorg)gegevens, documenten en bestanden 

Alle gegevens, documenten en bestanden over een cliënt vallen onder het inzagerecht. Houdt er bij het schrijven van documenten en bijhouden van gegevens dus rekening mee dat dit ook in te zien is voor anderen. Dit zijn bijvoorbeeld rapportages en verslagen maar ook video-opnames wanneer deze gemaakt worden in het kader van de behandeling. Binnen Alliade werken we op dit moment met verschillende soorten cliëntdossiers (systemen) waardoor de soorten gegevens en manier van inzage kan verschillen per organisatie-onderdeel.  

Logging

Alliade is verplicht om in de systemen van cliëntdossiers gebruik te maken van ''logging''. Dit betekent dat in de systemen wordt bijgehouden wie welke handeling uitvoerd en wanneer. In de eerste lijn is dit niet altijd zichtbaar voor anderen en/of afgeschermd, dit is afhankelijk van het systeem en kan dus verschillen per organisatie-onderdeel. Personen met het recht op inzage mogen deze logging echter wel opvragen waarna wij verplicht zijn deze te delen. 

Persoonlijke werkaantekeningen 

Persoonlijke werkaantekeningen vallen niet onder het recht op inzage. 

Lees onder de andere vragen terug wie inzage mag hebben en wat je moet doen wanneer iemand om inzage vraagt. 

Wat moet ik doen wanneer iemand om inzage in het cliëntdossier vraagt?

Wanneer iemand vraagt om inzage in een cliëntdossier moet eerst gekeken worden of deze persoon inzage zou mogen hebben (lees wie dit mogen zijn onder de andere vraag). 

Een vraag of verzoek om verduidelijking

Omdat een vraag/verzoek om inzage vaak een achterliggende gedachte heeft, proberen we bij Alliade altijd eerst het gesprek aan te gaan. Dit betekent dat de behandelaar probeert na te gaan wat de precieze vraag is of hetgeen dat de persoon graag zou willen weten. Vervolgens dient gekeken te worden of de behandelaar deze vraag kan beantwoorden door samen met de persoon het dossier te bekijken en hier eventueel toelichting bij kan geven. Op deze manier kunnen we op een juiste manier aan de vraag voldoen. 

Een verzoek om rechten onder de AVG (privacywetgeving) uit te oefenen 

Wanneer na overleg met de persoon van bovenstaande geen sprake lijkt te zijn en een persoon zijn of haar rechten wilt uitoefenen onder de AVG dan kan de behandelaar hiervoor contact opnemen met de Data Protection Officer van Alliade. Dit kan de behandelaar zelf doen of de behandelaar kan de persoon verzoeken contact op te nemen met de Data Protection Officer via privacy@alliade.nl. 

Wat is belangrijk? 

  • Identiteit vaststellen: Bij het geven van inzage moeten we er altijd zeker van zijn dat de persoon is wie hij/zij zegt te zijn. Wanneer dit niet bekend is dan dient eerst de identiteit van de persoon vastgesteld te worden. 
  • Privacy van anderen niet schenden:​ wanneer in het dossier ook gegevens van over andere personen staan (bijvoorbeeld gespreksverslagen van ex-partners), dan mag in dit gedeelte geen inzage worden gegeven. Hier moet wel een duidelijke uitleg voor gegeven worden en het belang van de privacy van de één moet zwaarder wegen dan het belang van de ander. 
Alliade