Je kunt je beeldscherm op drie manieren vergrendelen:

• met de toetsencombinatie Ctrl-Alt-End --> computer vergrendelen;
• via het startmenu: Alle programma's --> schermbeveiliging;
• via het startmenu: klik op het pijltje ► bij afmelden --> vergrendelen.

Bij printen via de postbus is de kans dat printjes (met gevoelige informatie) in of bij de printer blijven liggen minder groot. Een document wordt immers pas geprint op het moment dat je bij de printer staat. Om te printen via de postbus stel je je computer als volgt in:

- Ga via het startmenu naar Apparaten en printers;
- Klik met de rechter muisknop op je standaardprinter en kies Voorkeursinstellingen voor afdrukken
- Kies vervolgens bij uitvoermodus voor Opslaan (in plaats van Afdrukken);
- Selecteer tot slot een postbusnummer bij details en sla de instellingen op met OK.

In het vervolg worden afdrukken doorgestuurd naar de printer. Om een document daadwerkelijk af te drukken, kies je op de printer voor Toegang opgeslagen bestanden. In de vervolglijst selecteer je het eerder gekozen postbusnummer en volg je de aanwijzingen op het scherm.

Ja. We moeten de persoonsgegevens die we verwerken goed beveiligen. Daar zijn wij verantwoordelijk voor. Een van de maatregelen is registreren (loggen) wat onze medewerkers met de gegevens doen.

In de logbestanden leggen we ook andere relevante gebeurtenissen vast. Bijvoorbeeld pogingen om ongeautoriseerd toegang te krijgen tot gegevens. Of verstoringen die kunnen leiden tot verminking of verlies van persoonsgegevens.

We controleren de logbestanden periodiek op indicaties van onrechtmatige toegang of onrechtmatig gebruik van de persoonsgegevens. Als het nodig is, ondernemen we vervolgens actie.

Authenticatie is het proces waarbij de identiteit van een gebruiker wordt gecontroleerd.

Meerfactorauthenticatie is een vorm van (toegangs)beveiliging waarbij de gebruiker zich met een combinatie van minimaal twee verschillende typen authenticatiefactoren moet authentiseren om toegang te krijgen tot een computer, (besturings)systeem of applicatie.

Als je vertrouwelijke informatie over cliënten en medewerkers verstuurt via e-mail, kan dit onderschept worden. Om dit te voorkomen is er een beveiligde omgeving gemaakt waarbinnen je naar een aantal e-mailadressen veilig kunt mailen. De lijst met veilige adressen vind je via de volgende link https://relay.zorgmail.nl/domainbook.txt

Mailadres niet op de lijst?
Mailen naar adressen die niet op de lijst staan kan ook nog steeds, maar omdat het nog niet op alle plekken op een veilige manier gebeurt, is alertheid geboden. Voor die situaties wordt door Informatisering/Automatisering aan een oplossing gewerkt. Het beste is om zo voorzichtig en terughoudend mogelijk om te gaan met privacygevoelige en vertrouwelijke gegevens, vooral via de mail.

Om bestanden op een veilige manier te kunnen versturen, heeft Alliade het programma FileCap aangeschaft. Via FileCap kun je bestanden veilig verzenden en ontvangen. Dit is bijvoorbeeld handig als je gegevens van een of meer cliënten moet delen met externen. Je moet de bestanden beveiligen met een wachtwoord, anders zijn ze niet beveiligd en dus voor een ieder in te zien. De ontvanger kan ze alleen openen met het wachtwoord dat jij hebt gegeven. Ook kun je instellen hoe lang de ontvanger de bestanden kan downloaden (tot maximaal 7 dagen). 

Gebruik je soms e-mail om gevoelige informatie te versturen? Ook dan kun je beter FileCap gebruiken. 

Je kunt je aanmelden via filetransfer.alliade.nl en meteen bestanden versturen en ontvangen. Wil je weten hoe het werkt? Bekijk dan de handleiding​. 

Waar moet je op letten bij het maken en publiceren van foto’s en video’s?

De nieuwe media zorgen voor steeds meer mogelijkheden als het gaat om bijvoorbeeld gebruik van foto’s en video’s op je website en sociale media. Maar hoe ga je daar verstandig mee om?

Heb je toestemming nodig voor het maken en publiceren van beeldmateriaal

Foto’s en video’s  met een herkenbaar in beeld gebrachte betrokkene zijn meestal persoonsgegevens. Denk dan bijvoorbeeld aan wanneer iemand een bril draagt, een beugel heeft, et cetera. Voor het maken en publiceren ervan heb je daarom meestal toestemming nodig van de betrokkene. Voor veel situaties kun je dit op voorhand oplossen door het opnemen van een algemene toestemmingsbepaling in de zorgovereenkomst, bij het lanceren van een nieuw project of in de voorwaarden bij een evenement dat je gaat organiseren. Wil je toestemming van een persoon jonger dan 16 jaar? Dan vraag je de ouder/wettelijk vertegenwoordiger om toestemming.

Recht van verzet tegen publicatie

Let op: iemand die toestemming geeft voor het maken van een foto, geeft daarmee niet per definitie toestemming voor de publicatie ervan. Een herkenbaar in beeld gebrachte persoon heeft in sommige gevallen het recht om zich te verzetten tegen publicatie van dergelijke beelden. In de regel zal je gehoor moeten geven aan een dergelijk verzoek. Is dit bezwaarlijk en wil je niet aan een dergelijk verzet meewerken, vraag dan om deskundig advies.

Informeren

Zorg ervoor dat cliënten, verwanten, medewerkers en omstanders op enige manier zijn geïnformeerd over eventuele beeldopnamen. Dat kan bijvoorbeeld in huisreglementen of met behulp van een bordje op het terrein.

Sociale media

Ook op social media ben je als organisatie verantwoordelijk voor het verspreiden van beeldmateriaal namens de organisatie via eigen social-media accounts en pagina’s. Alliade heeft hiervoor de gedragscode en speciale formulieren voor de afdeling communicatie. De kern is uiteindelijk dat je de privacy borgt van iedereen die dergelijke publiciteit willen vermijden en dat je adequaat omgaat met hun eventuele klachten en verzoeken.